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归档 (Archiving)应用的最佳实践

来源: www.bianceng.cn 阅读:

内容摘要

归档(Archiving)——由一系列策略、流程和技术所组成,慢慢的已经成为那些遵守法律、规范以及拥有复杂信息技术的公司所必需的业务。当公司面临着重要数据每年不断增长的状况时,而存储容量的管理技术瓶颈却并没有得到改善。并且公司还面临其他的挑战,比如为了确保遵循规范而作的记录保存以及法律诉讼过程中信息的披露,并且这些披露数据的保存,使得越来越多的数据被强制保存。结果是,一种全新的归档技术出现了。为了提高管理效率、保护原有投资以及灾难恢复,全新的数据存储、归档以及归档技术的管理使得归档成为公司必须采用的技术。

面对商业和信息技术的挑战,企业的信息部门也在不断地寻求归档应用的最佳解决方案。这些归档的最佳办法包括了那些满足经济规模、减少风险以及提高效率的方法、策略和相关技术。作为第一步,公司必须区分并且归类信息集,然后基于数据内容、商务规则以及信息技术标准对这些信息集实施策略。一旦这一步做完了,已经实施的策略就会自动执行,从而减少管理存储环境的成本并减少公司所面临的风险。Plasmon公司独特的、企业级的解决办法——高光学密度归档(UDO Archive)应用将性能优势以及网络附带的RAID缓存简单化功能结合起来,附带UDO介质的长久性和真实性,提供了一个易于访问、读写性能突出、长期存储数据保持力、可移动性以及管理灵活的归档办法,该归档办法和公司的核心商业目标是一致的。

当前状况概览

当今商业以及信息技术公司都面临着将信息技术、法律以及规范融合在一起的压力。当更多的公司信息通过电子化创建时,公司的归档内容的增长以及其重要性都显著增加。当今,公司在归档方面面临的挑战如下:

确保遵守规范。一些规范,例如SEC 17a-4、NAND 3110、HIPAA、CFR Part 11以及SOX,要求很多不同产业的公司都需要它们的特殊商业记录得到正确的捕获并且通过一种安全的方式得到保持,该种安全方式可以确保记录的完整性、可靠性以及可访问性,并且有一些方式则有求存储中使用的介质不能被重写。一些规范则保证了信息的保持力,包括对特殊时期的索引以及信息存储。满足遵守规范需求的核心就在于对于审核所需要的信息记录可以有及时并快速的提供能力,一般是在24到48小时之内。

减少电子检索(edisconvery)的风险。最近美国联邦法案的修订对电子检索规定了更多的步骤和控制,而且,各个洲法庭以及联邦法庭的规范对于信息破坏以及篡改做了更严厉的惩罚规定。在当今诉讼请求不断增加的商务环境下,公司必须在法律下遵守职责以保护用于某种目的的电子信息。在有电子检索的请求时,采用传统的基于序列的归档技术——比如磁带,来找到电子邮件以及其它文档时间上的代价是非常昂贵的,并且往往缺乏效率。因此针对电子发现的对于授权的索引信息的检索在当今的环境中是绝对必须的。

有效管理完全不同的知识库、归档以及相关技术。当今,公司正在寻找对不同应用——包括商业以及公司发展的应用的内容进行归档的办法,以形成一个单一的归档架构。但是对于目前的公司来讲,已经拥有不同的内容资源、资源本身是不同的物理归档并且采用不同的归档技术是非常普遍的现象。对这些资源的管理、培训以及不同系统的技术所需要的资金是巨大的,并且这种完全不同的架构会限制相应的信息管理服务,比如集中的搜索/获取、数据安全、审核以及数据完整性。

减少管理和资金成本。信息技术公司在进行对归档架构投资保护时寻求相应操作效率的提高。管理完全不同归档所导致的结果和寻求提高信息管理操作效率并在公司内部共享知识的目标是完全不一致的。信息技术公司需要保护他们在技术、应用以及信息技术策略上的投资。如果所采用的技术完全铺开,并且公司在技术层次上仍然不能和其它组件相结合,则会限制公司投资最大化的能力。因此,软件、系统以及存储,无论是旧的还是新的技术,都应该一起工作以形成一个集成的、整体的管理办法,进而让公司进行优化,保证对原有技术投资的扩展保护,懂得这一点是非常重要的。

确保灾难恢复的能力。灾难恢复方法和技术对于业务以及法律上非常有价值的数据是十分关键的。专注于保证公司信息得到保护的规范,灾难恢复计划以及方法对于主要的和归档数据都非常重要。当发生物理上灾难时,归档数据要能够得到恢复,并且那些静态的数据也可以被访问得到。因此,当前很多公司已经开始依赖于远程复制功能来作为灾难恢复的方案,当然还有一些公司使用低成本的可移动介质方案来实施离线存储。

归档的最佳办法

归档的最佳办法需要考虑商务以及公司的技术需求。最佳的办法既包括公司如何管理关键的信息集商务规则,同时也要满足成本、性能、可用性以及已经建立的安全需求。

实现最佳办法的过程

1.信息记录的评估

美国国内法律规定发生变化所导致的结果是必须准备并且懂得哪些信息储藏是存在的。一旦信息集的详细记录已经进行了,公司就必须针对这些信息集建立相应的策略。策略应该将访问/索取需求、记录保持以及部署需求和保护公司、员工、合作者的敏感信息合并在一起。

2.策略开发和文档

归档是一个水平的、交叉功能的过程,它通过技术来例化商务规则。归档中最重要的第一步就是开发策略和文档。当使用技术实现了上述策略时,就应该有一些方法来验证并且证明这些策略是有效的。

3.建立全面的策略

策略实际上就是商务规则,这些规则应该将账户规范(保持力,完整性,可用性)、法律(保存)以及商务部署考虑在内,并且在系统内重新使用这些需求。公司不仅仅再考虑外部需求,而且也在不断将内部信息技术管理考虑在内,因为公司自身想管理其很重要的信息集,比如财务、员工以及客户数据、公司的知识产权等等。

4.采用一个基于团队的方法

归档需要考虑核心技术以及商务相关人的不同需求。公司需要建立一个以技术为基础的信息管理的方法,这其中包括归档。归档团队的主要商务相关者机构一般需要包括次财务、风险管理、法律、规范、安全、记录管理、信息技术以及商务经理。

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